Podatnicy którzy dokonują rejestracji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej (fiskalnej) zgodnie z artykułem 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług mają narzucony obowiązek korzystania z zapasowej kasy fiskalnej, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona rejestracja na kasie podstawowej. Ten akt prawny nie wymusza na podatniku do zakupu rezerwowej kasy fiskalnej, a jedynie wskazuje co zrobić, jeśli główna kasa ulegnie uszkodzeniu i nie jest możliwa jej naprawa w dostatecznie szybkim terminie.

Brak zapasowego urządzenia fiskalnego oraz awaria uniemożliwiająca rejestrację na głównym urządzeniu fiskalnym zmusza do zaprzestania sprzedaży do czasu naprawienia urządzenia fiskalnego.

Regularnie u podatników pojawia się wątpliwość, czy w wypadku prowadzenia kilku stałych punktów sprzedaży można posługiwać się jedną z kas zamiennie w dowolnym z punktów sprzedaży lub czy można przenieść kasę fiskalną z jednego miejsca użytkowania do drugiego.

Niestety, nie jest możliwe szybkie przenoszenie kasy między punktami sprzedaży. Praca zapasowej kasy fiskalnej opiera sie na takich samych zasadach jak kasy podstawowej. Paragon drukowany przez kasę zapasową musi spełniać wszystkie warunki ustalone dla kas przez ministra finansów. Oznacza to, że na paragonie fiskalnym musi zostać wydrukowany adres punktu sprzedaży w przypadku sprzedaży w punkcie stałym, a dla sprzedaży ruchomej/objazdowej - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.

Gdy w punkcie sprzedaży mamy więcej niż jedno stanowisko kasowe - paragon ma zawierać dane o numerze kasy (numer kolejny nadany w czasie programowania urządzenia, nie mylić z numerem unikatowym czy nadanym przez Urząd Skarbowy) oraz oznakowanie kasjera.